近日，由貴州省人民政府發(fā)展研究中心主管，貴州省企業(yè)決策研究會主辦的《企業(yè)決策》2024年第9期（總第141期）刊發(fā)貴州交建集團積極構(gòu)建外部董事履職支撐保障工作體系經(jīng)驗文章《構(gòu)建“433”工作機制 保障外部董事高效履職》。全文如下：

貴州交建集團積極構(gòu)建外部董事履職支撐保障工作體系，通過聚焦“四個固化”，緊扣“三個維度”，立足“三個階段”建立健全外部董事服務保障機制、信息對稱機制和閉環(huán)管理機制，為外部董事了解企業(yè)實情、科學參與決策、有效發(fā)揮作用提供有力支撐。

聚焦“四個固化”?建立服務保障機制

聚焦制度化，明確服務內(nèi)容。貴州交建集團從服務、信息溝通、落實等方面制定《外部董事履職支撐保障機制的意見》，進一步完善外部董事決策信息保障、董事會會前溝通、參加重要會議與調(diào)研、意見建議落實與反饋的工作機制，從制度上保障外部董事信息溝通及時有效，決策依據(jù)詳實清晰，決策程序合規(guī)合法，決策落實有效到位。

董事會建設規(guī)范強化年培訓

聚焦精準化，提升服務水平。貴州交建集團和3戶重要子企業(yè)董事會下設董事會辦公室，作為董事會常設工作機構(gòu)；聘任董事會秘書領(lǐng)導日常工作，負責籌備董事會會議，辦理董事會日常事務，為董事工作提供服務保障；同時，配齊配強專兼職工作人員，其中，貴州交建集團總部為每名外部董事配備1名主要聯(lián)絡人，為其履職信息整理、日常溝通、個人調(diào)研等工作提供“一對一”、精準化服務保障。外部董事進駐以來，貴州交建集團開展董事會工作人員履職培訓6次，編制《董事會建設典型案例》《董事會辦公室應知應會手冊》，逐步形成“6+1”工作體系，固化處理復雜問題的步驟和方法，幫助董事會服務保障部室工作人員提升履職工作能力和水平。

召開重點關(guān)注問題調(diào)研座談會

聚焦協(xié)同化，推進服務聯(lián)動。成立董事會4個專門委員會并制定工作規(guī)則，確立相關(guān)職能部室服務專門委員會的工作機制。比如，明確審計法務部為審計與風險委員會服務部室，人力資源部為薪酬與考核委員會服務部室，為專門委員會提供履職支撐，充分支持并保障外部董事通過專門委員會發(fā)揮咨詢建議作用。

聚焦臺賬化，細化服務舉措。為每名外部董事建立完備的履職臺賬，詳細記錄外部董事參加會議、發(fā)表意見、議案表決、調(diào)研培訓、與有關(guān)方面溝通、提出指導和咨詢意見等方面情況，保障外部董事履職臺賬填報準確、完整、規(guī)范，為推動外部董事意見落實、季度報告、年終述職、考核評價提供依據(jù)。

緊扣“三個維度”?打造信息對稱機制

緊扣“高度”，保障外部董事及時掌握上級政策。通過為外部董事開放電子辦公、通信信息系統(tǒng)，建立微信工作群、匯編學習資料等“線上+線下”方式，每月為外部董事提供國務院國資委、省國資委關(guān)于國企改革和企業(yè)治理方面的政策法規(guī)進行學習，積極服務外部董事參加省國資委和貴州交建集團開展的相關(guān)培訓，保障外部董事充分了解宏觀經(jīng)濟政策和上級有關(guān)要求。

調(diào)研座談會

緊扣“精度”，保障外部董事精準了解企業(yè)概況。根據(jù)省國資委關(guān)于抓好外部董事重點工作任務落實的要求，貴州交建集團詳細制定《關(guān)于保障落實〈省國資委關(guān)于抓好2023年度監(jiān)管企業(yè)外部董事監(jiān)事會主席管理服務重點工作任務落實的通知〉相關(guān)工作的措施》，明確14項工作任務27條具體措施；圍繞外部董事季度重點關(guān)注問題，分解責任清單，協(xié)助籌備重點關(guān)注問題部署會、匯報會，保障外部董事精準掌握企業(yè)實情；暢通外部董事與黨委會、內(nèi)部董事、經(jīng)理層、職能部門的溝通渠道，不定期邀請外部董事列席黨委會、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)度會、內(nèi)部座談會，向外部董事提供履職所需的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息、戰(zhàn)略執(zhí)行情況和重大投資項目進展情況，為外部董事行權(quán)履職提供信息支撐。

緊扣“深度”，保障外部董事深入調(diào)研一線實情。根據(jù)貴州交建集團業(yè)態(tài)和企業(yè)層級，聚焦“十四五”發(fā)展規(guī)劃，精選調(diào)研主題，詳細制定《外部董事年度調(diào)研工作方案》《外部董事關(guān)于“促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”調(diào)研工作方案》，并結(jié)合復雜議案、重點難點問題組織開展專題調(diào)研，結(jié)合外部董事專業(yè)背景和履職要求，組織開展個人調(diào)研，保障外部董事充分了解基層企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展過程中的亮點特色、風險隱患等，為外部董事科學決策奠定基礎(chǔ)。外部董事進駐以來，累計保障調(diào)研21次，協(xié)助梳理調(diào)研意見534條，協(xié)助完成《關(guān)于“促進企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”的調(diào)研報告》《關(guān)于建議支持貴州交建集團做強做優(yōu)做大的報告》等。

調(diào)研座談會

立足“三個階段” 構(gòu)建閉環(huán)管理機制

立足會議籌備，充分保障決策信息支撐。制定《董事會議案提報和決議執(zhí)行督辦管理辦法》，形成“議案提報表”，規(guī)范董事會辦公室、董事會秘書、經(jīng)理層分管領(lǐng)導、董事長審議的“會前四審機制”，確保董事會議案內(nèi)容目標明確、論證充分、資料完整、程序合規(guī)，為外部董事了解議案背景、議案內(nèi)容提供詳實的信息保障。同時，暢通外部董事與議案提報部室的會前咨詢交流，充分尊重外部董事的意見建議，對專業(yè)性強、較為復雜的議案，通過組織召開外部董事咨詢交流會，貫通議案提報上下單位和部室的溝通交流，保證外部董事全面掌握決策所需信息。外部董事進駐以來，協(xié)助外部董事與投資發(fā)展部、財務管理部、審計法務部等就議案開展會前咨詢交流10次，協(xié)助召開咨詢交流會3次，形成書面反饋意見4條，有效保障董事會高效規(guī)范決策。

董事會會議

立足會中決策，充分尊重外部董事意見。董事長帶頭支持并充分尊重外部董事敢于說“不”，敢講真話，建立外部董事先發(fā)言、董事長最后發(fā)言的議事機制，對于內(nèi)容不完善的議案，要求議案提報主體按外部董事提出的意見建議對議案進行補充完善。外部董事進駐以來，提出暫緩審議意見2次，復議議案1項，有效保證議案的合規(guī)性，保障董事會發(fā)揮防風險作用。

立足會后督辦，充分反饋意見落實情況。建立董事會決議督辦機制，詳細記錄外部董事在董事會會議、咨詢交流、調(diào)研過程中提出的意見建議，并進行逐條分解，明確牽頭部室、責任單位、完成時限，形成督辦事項清單。督促相關(guān)責任部室每半年向董事會匯報1次決議執(zhí)行情況；對未落實的決議，組織開展專題調(diào)研，助力外部董事全面掌握決議執(zhí)行情況，促進決議有效落實。將外部董事提出的意見建議落實情況形成專項報告或執(zhí)行情況清單，確保外部董事提出的問題件件有著落，事事有回音。